プライバシーポリシー

個人情報の取扱いについて

１．当社が取り扱う個人情報の利用目的

ご本人から直接書面（ホームページや電子メール等によるものを含む）又は間接的に取得する個人情報の利用目的は、以下の通りです。

分類

利用目的

個人（売主様、買主様、入居者様、出資者様及びこれらの申込者様を含みます）のお客様情報

• ご本人確認・審査のため
• お問合せ対応のため
• 不動産の売買・賃貸・管理のため
• ご契約いただいた商品・サービスの提供のため
• 商品・サービスに関する当社からのご案内・情報提供を行うため

お取引先担当者様情報

発注内容確認のため（通信記録等）

業務の受託に伴い、お客様からお預かりする個人情報

委託された当該業務を適切に遂行するため

通話録音

• お客様対応の品質向上のため、営業担当の育成や研修の材料として利用するため
• お客様のお問合せに対する事実確認のため
• 営業担当とお客様の会話の内容をAIに学習させることで、より迅速に正確なお客様対応ができるような仕組みの開発に利用するため

防犯カメラの映像

• 未然に犯罪を防止するため
• 問題が発生したときに事実確認するため

保有個人データに関する事項の周知

a）事業者の名称

株式会社ネクサスエージェント
〒530-0015 大阪府大阪市北区中崎西二丁目4番12号　梅田センタービル22階
代表取締役社長　岩田　講典

b）個人情報の保護管理者

管理者名：河野 彰
連絡先　：050-8892-3591

c）全ての保有個人データの利用目的

分類

利用目的

個人（売主様、買主様、入居者様、出資者様及びこれらの申込者様を含みます）のお客様情報

• ご本人確認・審査のためお問合せ対応のため
• 不動産の売買・賃貸・管理のため
• ご契約いただいた商品・サービスの提供のため
• 商品・サービスに関する当社からのご案内・情報提供を行うため

お取引先担当者様情報

発注内容確認のため（通信記録等）

当社従業員情報

社員の人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理のため

当社への採用応募者情報

採用応募者への連絡と当社の採用業務管理のため

特定個人情報

番号法に定められた利用目的のため

d）保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先

株式会社ネクサスエージェント　個人情報問合せ窓口

• 〒530-0015 大阪府大阪市北区中崎西二丁目4番12号　梅田センタービル22階
• MAIL：info@nexus-agent.com

e）認定個人情報保護団体

当社は、下記の認定個人情報保護団体の対象事業者です。

• 当社の個人情報の取り扱いに関する苦情については、下記へお申し出いただくこともできます。
• 一般財団法人日本情報経済社会推進協会 　認定個人情報保護団体事務局
• ＜住　　所＞　〒106-0032　東京都港区六本木1-9-9　六本木ファーストビル内
• ＜電話番号＞　03-5860-7565　0120-700-779
• 【当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません】

f）保有個人データ又は第三者提供記録の開示等の求めに応じる手続き

開示等の求めの申し出先

• 開示等のお求めは、上記個人情報問合せ窓口にお申し出ください。
• ※電磁的手続きによる開示等をご希望の方は、その旨お申し出ください。原則としてご希望に沿って処理させていただきます。

開示等の求めに関するお手続き

• ①お申し出受付け後、当社からご利用いただく所定の請求書様式「保有個人データ開示等請求書」を郵送いたします。
• ②ご記入いただいた請求書、代理人によるお求めの場合は代理人であることを確認する書類、手数料分の郵便為替（利用目的の通知並びに開示の請求の場合のみ）を上記個人情報問合せ窓口までご郵送ください。
• ③上記請求書を受領後、ご本人確認のため、当社に登録していただいている個人情報のうちご本人確認可能な2項目程度（例：電話番号と生年月日等）の情報をお問合せさせていただきます。
• ④回答は原則としてご本人に対して書面（封書郵送）にておこないます。

代理人によるお求めの場合、代理人であることを確認する資料

開示等をお求めになる方が代理人様である場合は、代理人であることを証明する資料及び代理人様ご自身を証明する資料を同封してください。各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。また各資料は個人番号を含まないものをお送りいただくか、全桁を墨塗り等の処理をしてください。

• ①代理人であることを証明する資料

  ＜開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合＞

  ・本人の委任状（原本）

  ＜代理人様が未成年者の法定代理人の場合＞いずれかの写し

  ・戸籍謄本 ・住民票（続柄の記載されたもの） ・その他法定代理権の確認ができる公的書類

  ＜代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合＞いずれかの写し

  ・後見登記等に関する登記事項証明書 ・その他法定代理権の確認ができる公的書類

• ②代理人様ご自身を証明する資料

• ・運転免許証 ・パスポート ・健康保険の被保険者証（被保険者等記号・番号等は全桁を墨塗りしてご提出ください） ・住民票

利用目的の通知または開示のお求めについての手数料

1回のお求めにつき1000円 （紙面でのご請求の場合は、お送りいただく請求書等に郵便為替を同封していただきます。その他の方法でご請求いただく場合は、ご請求時にご相談させていただきます。）

g）個人情報の取扱体制や講じている措置の内容

基本方針の策定

個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について「個人情報保護方針」を策定しています。

個人データの取扱いに係る規律の整備

取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報保護規程を策定しています。

組織的安全管理措置

• ①個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
• ②個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。

人的安全管理措置

• ①個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
• ②個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則等に記載しています。

物理的安全管理措置

• ①個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を講じています。
• ②個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を講じています。

技術的安全管理措置

• ①アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
• ②個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

外的環境の把握

• 個人データを保管しているアメリカ合衆国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施しています。